PERANAN ANGGARAN SEBAGAI ALAT MANAJEMEN BANK

BAB II BUKU BUDGETING
Seperti telah diketahui bahwa setiap tingkat manajemen didalam melaksanakan tugas sehari-hari akan dihadapkan kepada tiga fungsi pokok yaitu :

1.      Fungsi perencanaan

2.      Fungsi pelaksanaan

3.      Fungsi pengawasan

Masing-masing fungsi ini melekat erat pada diri setiap manajer, dan di samping itu masing-masing fungsi tersebut juga mempunyai korelasi yang sangat erat satu sama lainnya.

Untuk melaksanakan fungsi manajemen tersebut terutama fungsi perencanaan dan pengawasan banyak alat dan cara yang dapat ditempuh, dan salah satu alat yang akan dibahas dalam buku ini adalah anggaran.

A.       ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN KEGIATAN PERBANKAN

Pada bab 1-C di muka telah diuraikan panjang lebar apa sebabnya anggaran sangat diperlukan oleh setiap level Manajemen bank dalam melaksanakan tugas sehari-hari yang cukup komplek. Di mana masing-masing permasalahan tersebut harus dapat diselesaikan dengan baik pada tingkat proporsi yang seimbang dan singkron satu sama lainnya. Oleh karena itu diperlukan sistem perencanaan yang baik, yang mengacu pada usaha peningkatan keuntungan dari bank yang bersangkutan. Hal ini kiranya dapat sejajar dengan tujuan utama dari setiap bank dalam rangka mendapatkan laba yang optimum. Hingga dengan demikian perencanaan untuk memperbaiki laba tersebut juga akan merupakan sasaran utama dari setiap bank.

Berbicara soal perencanaan laba ternyata mempunyai dimensi maupun ruang lingkup yang luas, yang akan melibatkan faktor intern maupun faktor ekstern bank itu sendiri.

Yang menjadi pertanyaan sekarang sampai sejauh mana anggaran bank (bank budgeting) tersebut mampu memenuhi kebutuhan manajemen bank dalam perencanaan usahanya? secara singkat dapat dijawab bahwa anggaran itu sendiri merupakan rencana kerja yang disusun secara sistematis dan dinyatakan dalam bentuk kesatuan uang. Jadi anggaran telah membahas kebutuhan manajemen dalam melaksanakan fungsinya berupa perencanaan, baik perencanaan jangka pendek maupun perencanaan jangka panjang, ataupun perencanaan yang bersifat politis, strategis, taktis, sampai dengan perencanan operasionil yang dirumuskan secara terpadu dan sistematis didalam anggaran tersebut.

Di samping itu kalau diperhatikan maka sifat anggaran tersebut juga sejajar dengan sifat-sifat suatu perencanaan yang baik yang dapat diuraikan secara singkat sebagai berikut :

a)      Perencanaan merupakan Anticipatory Decision Making, maksudnya segala sesuatu yang dilakukan untuk masa yang akan datang harus dipertimbangkan, dipikirkan dan diputuskan alternatif terbaik sebelum kegiatan itu sendiri dilaksanakan. Bank budgeting kalau ditinjau lebih mendalam juga mempunyai kriteria seperti tersebut diatas, past performance bersama situasi dan kondisi bisnis yang ada pada saat ini maupun proyeksi masa yang akan datang di evaluasi secara sistematis untuk melihat berbagai alternatif yang mungkin ada untuk pilihan yang terbaik.

b)      Perencanaan merupakan System of Decision, maksudnya suatu perencanaan tidak dapat dilakukan sepotong-sepotong, karena keberhasilan suatu badan usaha dalam mencapai sasaran sangat tergantung dari keserasian pengelolaan masing-masing faktor produksi tersebut dalam suatu keterpaduan. Bank budgeting juga merupakan System of Decision sebab dalam mekanisme kerja anggaran diawali dengan analisa SWOT, analisa critical point, analisa keseimbangan faktor-faktor usaha, penyusunan target, yang disusun secara sistematis dan pada masing-masing tahap tersebut memerlukan keputusan-keputusan yang bersifat integral.

c)      Perencanaan bersifat komprehensif, maksudnya rencana itu disusun secara lengkap untuk masing-masing jenis kegiatan, dan disusun untuk masing-masing tingkat manajemen. Bank budgeting juga memenuhi kriteria tersebut sebab anggaran tersebut disusun meliputi segala aspek kegiatan yang ada pada suatu bank untuk masa yang akan datang. Di samping itu anggaran juga disusun secara integral, yaitu dengan memperhatikan kegiatan usaha yang menjadi tanggung jawab setiap level manajemen yang ada pada bank yang bersangkutan. Dengan demikian anggaran ini akan menjawab semua fungsi perencanaan dari setiap level manajemen pula baik ditinjau dari segi kegiatan usaha secara fisik ataupun kegiatan usaha secara rupiah.     

B.       ANGGARAN SEBAGAI ALAT ORGANIZING

Dengan adanya perencanaan yang jelas untuk setiap jenis kegiatan usaha yang akan ditempuh oleh suatu bank pada waktu yang akan datang, tentu sangat membantu bagi manajemen bank yang bersangkutan didalam menyusun organisasinya, hal ini dapat dipahami karena :

§  Dengan jelasnya rencana kerja yang akan dilakukan, maka akan dapat disusun bentuk maupun sifat dari struktur organisasi dari bank yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan operasionil yang akan dilakukan di dalam rencana tersebut, jadi proses penyusunan struktur organisasi ini akan dapat berjalan dengan lebih mudah karena adanya rencana yang telah jelas.

§  Dengan adanya kejelasan rencana dan kegiatan yang akan ditempuh akan memudahkan manajemen dalam menyusun uraian tugas (Job Description) bagi setiap jabatan/posisi yang ada pada struktur organisasi tersebut yang harus mengarah pada terwujudnya rencana kerja yang telah ditetapkan untuk masing-masing jabatan maupun masing-masing posisi.

§  Setelah job desription serta line of authority and responsibility dapat disusun dengan baik maka pihak manajemen akan dapat dengan mudah memilih kualitas dari para personalia yang akan menduduki masing-masing jabatan/posisi dalam struktur organisasi yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana tersebut.

§  Dengan dasar rencana kerja yang jelas, tujuan, sasaran, misi bank, job description, line of authority and responsibility yang jelas maka span of control dari organisasi dapat diatur sedemikian rupa sehingga beban kerja organisasi itu sendiri maupun para individu yang menduduki masing-masing jabatan dalam organisasi dapat ditetapkan secara operasionil hingga dengan demikian diharapkan tidak ada satu bagian yang over loaded dan di bagian lain terlalu ringan tugasnya, ataupun over laping.

C.       ANGGARAN SEBAGAI ALAT COMMUNICATING ATAU COORDINATING

Dengan adanya anggaran di suatu bank maka tugas, tanggung jawab serta target kerja masing-masing individu menjadi jelas. Namun di dalam situasi dan kondisi perbankan yang modern, yang menganut konsep Global Banking System antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain dalam bank tersebut mempunyai hubungan yang sangat erat. Hal ini terjadi karena seorang nasabah atau suatu group nasabah dalam melaksanakan kegiatannya ia akan memerlukan berbagai jasa dari bank dimana ia menjadi nasabah. Dan agar bisnis nasabah dengan bank tidak bocor kepada bank lain, maka bank yang bersangkutan harus mampu melayani semua kebutuhan nasabahnya atas berbagai kebutuhan jasa perbankan dengan baik, walaupun jasa perbankan tersebut dikelola oleh berbagai unit kerja yang berlainan. Oleh karena itu antara unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lain harus adanya komunikasi dan kerja sama yang aktif, serta kerja sama yang baik ini perlu adanya koordinasi yang diorganisir di dalam suatu mekanisme anggaran. Yang menjadi pertanyaan sekarang bagaimana fungsi koordinasi dari anggaran tersebut akan dapat memainkan peranannya di dalam membantu manajemen untuk melaksanakan fungsi-fungsinya.

Pertama, fungsi koordinasi akan terlihat dan tercipta akibat adanya motivasi para pelaksana didalam pencapaian target usaha yang tak mungkin akan tercapai tanpa kerja sama dengan unit-unit kerja yang lain. Kebutuhan akan kerja sama ini akan mendorong timbulnya komunikasi antara unit-unit kerja yang bersangkutan. Dengan adanya koordinasi dan komunikasi akan sangat membantu masing-masing pihak didalam memecahkan permasalahannya.

Kedua, fungsi koordinasi dan komunikasi akan timbul karena sifat-sifat jasa perbankan itu sendiri saling terkait. Fungsi koordinasi selanjutnya dari anggaran yaitu di dalam menjaga tingkat performance masing-masing unit kerja pada proporsi yang telah direncanakan agar tidak  terjadi Overcapacity di suatu sisi dan Undercapacity disisi lain.

Dalam pelaksanaan anggaran, khususnya pada waktu mengadakan evaluasi akan terlihat unit-unit kerja yang mengalami Favorable Variance atau Unfavorable Variance. Selanjutnya masing-masing variance akan dianalisa sebab-sebabnya. Dan hasil analisa berupa sebab akibat tersebut akan menjadi bahan adjustment terhadap kegiatan masing-masing unit kerja yang terlalu pasif maupun yang terlalu aktif ataupun adjustment terhadap faktor-faktor ekstern lainnya. Dalam hal ini terlihat dengan jelas peranan anggaran sebagai alat koordinasi yang sangat baik.

D.       ANGGARAN SEBAGAI ALAT DIRECTING ATAU ACTUATING

Setelah suatu anggaran selesai disusun dan disahkan sebagai rencana kerja yang formal oleh Dewan Direksi atau Dewan Komisaris dari bank yang bersangkutan maka anggaran tersebut mempunyai kekuatan formal atau kekuatan yuridis bagi anggota manajemen bank yang bersangkutan untuk dilaksanakan. Top Manajemen mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada Midle Management dan midle management juga mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada Lower Management untuk melaksanakan suatu kegiatan seperti yang telah dirumuskan dalam anggaran.

Dengan adanya anggaran, maka anggota manajemen bank mempunyai alat serta wewenang untuk mencapai sasaran yang akan dicapai oleh bank melalui perintah-perintah yang dikeluarkan oleh Top Management terhadap Midle Management, Midle Management terhadap Lower Management.

Ditinjau dari sudut administrasi keuangan, anggaran merupakan wewenang untuk mengeluarkan atau membayar sejumlah tertentu untuk pembayaran suatu pengeluaran tertentu yang telah diatur dalam anggaran.

Anggaran yang telah disahkan secara formal merupakan sumber timbulnya keputusan yang akan dilakukan oleh setiap tingkat manjemen baik keputusan untuk kegiatan yang bersifat strategis maupun yang bersifat teknis.

Dengan adanya anggaran akan memberi manfaat bagi manajemen bank didalam menyusun policies, strategis dan taktis yang akan ditempuh dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari, dalam proporsi yang sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing tingkat manajemen yang bersangkutan, oleh karena itu tidaklah berlebihan untuk dikatakan bahwa anggaran merupakan sumber kekuatan manajemen untuk melaksanakan wewenangnya.

E.       ANGGARAN SEBAGAI ALAT PENGUKURAN PERFORMANCE

Setiap tingkat manajemen di dalam melaksanakan tugas-tugasnya tentu ingin mengetahui sejauh mana ia telah berhasil melaksanakan kegiatan kerjanya. Informasi ini jelas sangat penting baginya untuk mengatur policies, strategis, taktis dan rencana-rencana lainnya yang bersifat teknis implementatif di dalam usahanya untuk mencapai target sasaran bank-bank yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif. Apabila realisasi masih di bawah anggaran atau sebaliknya maka ia harus segera mencari upaya untuk mencapai target yang telah ditetapkan tersebut.

Dari uraian di atas terlihat bahwa anggaran tersebut akan menjadi patokan (standard) yang akan dipakai sebagai alat untuk mengukur sejauh mana unit-unit kerja tersebut yang telah berhasil atau gagal didalam melaksanakan kegiatannya.

Besar kecilnya keberhasilan atau kegagalan dari masing-masing unit kerja akan diukur dari besar kecilnya tingkat variance antara anggaran daan realisasi kerja yang ada. Variance ini dikatakan menguntungkan (Favorable Variance) apabila manajemen dapat melampaui target pendapatan yang telah ditetapkan dalam anggaran, atau apabila manajemen dapat menekan biaya-biaya usaha sehingga realisasinya dibawah anggaran yang telah ditetapkan. Dan sebaliknya variance tersebut dikatakan tidak menguntungkan (Unfavorable Variance) apabila manajemen gagal untuk mencapai target atau volume usaha yang telah ditetapkan dalam anggaran, atau apabila manajemen gagal menekan biaya-biaya usaha sehingga realisasinya jauh melampaui batas anggaran yang telah ditetapkan.

Tentu daya ketepatan anggaran sebagai alat pengukur performance suatu unit kerja sangat tergantung pada ketepatan penyusunan (kualitas) dari anggaran tersebut dapat melaksanakan fungsinya dengan baik maka penyusunan anggaran tersebut harus dilakukan secermat mungkin. Selain itu, agar validitas anggaran sebagai alat pengukur tetap terjaga maka anggaran tersebut secara periodik harus dievaluasi kembali, serta bila perlu dilakukan sebagai adjustment.

Pengukuran performance dari suatu unit kerja melalui anggaran akan memberikan manfaat bagi bank sebagai unit entity maupun kepada masing-masing pribadi manajemen yang bersangkutan, diantaranya :

§  Mengetahui sejauh mana tingkat efisiensi yang dicapai suatu unit kerja dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

§  Mengetahui berbagai kebijaksanaan terhadap implementasi yang harus ditempuh oleh manajemen didalam mencapai anggaran yang ditetapkan.

§  Untuk mengukur prestasi kerja masing-masing manajemen rencana pribadi untuk tujuan promosi, kenaikan gaji, mutasi, dll.

§  Sebagai umpan balik untuk segala bentuk perbaikan operasi bank yang bersangkutan.

F.        PERANAN ANGGARAN SEBAGAI ALAT PENGAWASAN

Salah satu fungsi manajemen yang penting adalah pengawasan, baik pengawasan dalam arti sempit maupun pengawasan dalam arti luas sebagai pengendalian. Sifat pengawasan itupun juga dapat dibedakan dalam bentuk kualitatif dan pengawasan dalam bentuk kuantitatif. Apabila dihubungkan peranan anggaran sebagai alat pengawasan manajemen, maka peranan pengawasan yang bersifat kuantitatif tersebut akan lebih menonjol bila dibandingkan dengan pengawasan kualitatif. Hal ini dapat dipahami karena anggaran itu sendiri lebih banyak menyajikan ukuran-ukuran kuantitatif dibandingkan dengan ukuran-ukuran yang bersifat kualitatif.

Untuk memahami permasalahan ini lebih baik kiranya perlu diingatkan kembali apakah sebenarnya tujuan yang ingin dicapai dari pengawasan itu sendiri? dapat diuraikan sebagai berikut :

a.       Untuk penjagaan dan pengamanan harta milik bank

b.      Untuk mendorong tercapainya efisiensi kerja yang lebih baik

c.       Untuk mendorong dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan

d.      Untuk memperoleh adanya administrasi keuangan yang tepat waktu, tepat guna dan teliti.

Yang menjadi pertanyaan sekarang yaitu sampai sejauh mana masing-masing tujuan pengawasan tersebut dapat diwujudkan melalui anggaran-anggaran. Berikut uraiannya secara singkat :

§  Pada dasarnya anggaran merupakan suatu sistem otoritas atas pengeluaran biaya, baik biaya usaha (modal kerja) maupun untuk biaya investasi. Jadi sebelum dilakukan suatu pembayaran untuk pengeluaran tertentu, maka pengeluaran tersebut akan terlebih dahulu dicocokkan dengan mata anggaran yang ada, serta melalui sistem Approval yang berlaku.

§  Dengan adanya sistem anggaran yang berlaku di bank yang bersangkutan juga akan memotivasikan adanya sistem administrasi yang baik, yang berupa pencatatan (posting) pengeluaran biaya tersebut kedalam pos-pos yang sesuai dengan struktur rekeningnya.

§  Dari anggaran juga akan terlihat besarnya pendapatan (revenue) yang seharusnya diterima oleh bank, sebagai akibat dari kegiatan-kegiatan usaha yang telah dilakukan sehingga apabila ada suatu kegiatan usaha yang tidak menghasilkan revenue sebesar angka yang telah dianggarkan akan memancing pihak manajemen untuk dapat menyelidiki lebih lanjut sebab-sebab terjadinya suatu penyimpangan tersebut.

§  Dengan adanya sistem anggaran yang diterapkan didalam suatu bank akan sangat bermanfaat untuk mengukur prestasi kerja atau pendapatan yang diterima, atau mengukur biaya yang seharusnya dikeluarkan. Pengukuran prestasi kerja ini dapat dilakukan dengan baik dengan Analisa Variance, yaitu dengan membandingkan realisasinya dengan anggarannya.

Jadi dengan adanya anggaran tersebut maka angka-angka masing-masing mata anggaran akan dapat dipakai sebagai Trigger Point dari masing-masing kegiatan yang telah dirumuskan dalam masing-masing mata anggaran yang bersangkutan. Dengan demikian anggaran ini akan dapat dipakai sebagai alat untuk mengantisipasikan problem-problem potensial yang akan timbul di kemudian hari agar dapat dicegah sedini mungkin dengan pemecahan problem setepat-tepatnya. Dengan demikian anggaran merupakan Early Warning System dalam pengendalian jalannya bank.