MEKANISME KERJA ANGGARAN

BAB III BANK BUDGETING

Agar dapat melaksanakan fungsinya sebagai alat perencanaan dan pengendalian, maka anggaran tersebut harus dapat dukungan sepenuhnya dari Top Management dan adanya partisipasi dari seluruh unit kerja yang ada. Hingga dengan demikian anggaran tersebut harus dapat mencakup tiap jenis kegiatan usaha yang ada pada bank tersebut. Tiap jenis kegiatan usaha harus dapat diukur performancenya dan sekaligus tingkat variances yang ada baik yang bersifat Favorable maupun Unfavorable. Analisa Variance ini sangat penting pula sebagai alat koreksi terhadap penyimpangan yang ada.

Oleh karena itu agar dapat diperoleh anggaran yang seperti diinginkan di atas, perlu terlebih dahulu dipahami persiapan-persiapan penyusunan anggaran dan juga mekanisme kerja dari anggaran itu sendiri.

A.      PERSIAPAN PENYUSUNAN ANGGARAN BANK

Faktor-faktor dalam penyusunan anggaran :

a.       Dukungan manajemen

Dukungan dari manajemen untuk penyusunan dan pelaksanaan suatu sistem anggaran di suatu bank, merupakan faktor yang penting. Anggaran bank untuk jangka panjang merupakan pedoman kerja bagi setiap tingkat manajemen dalam merumuskan kebijaksanaan yang harus sejalan seirama.

Dengan sistem anggaran akan merombak gaya kepemimpinan dari manajemen, dari gaya otoriter menjadi gaya kepemimpinan yang partisipatif yang menghendaki keterlibatan secara utuh dari semua tingkatan manajemen dalam mencapai tujuan bank.

Dalam penyusunan anggaran perlu memperhatikan manajemen style, manajemen background, dan manajemen aspiration yang ada, apakah pasif atau agresif.

b.      Partisipasi seluruh pegawai bank

Berbagai bentuk partisipasi yang diharapkan didalam program antara lain :

·           Pada saat penyusunan anggaran, diharapkan untuk memberikan informasi tentang past performance, kapasitasnya yang ada saat ini yang sangat bermanfaat untuk merumuskan standar performance maupun standar cost.

·           Ketaatan pelaksanaan kerja sesuai dengan jadwal waktu tingkat kegiatan kerja yang telah dianggarkan.

·           Ketaatan pelaksanaan kerja evaluasi atas pelaksanaan anggaran dan informasi lainnya yang penting tentang volume kegiatan yang dicapainya.

·           Kesediaan memberikan evaluasi atas pelaksanaan anggaran dan informasi lainnya yang penting tentang volume kegiatan yang dicapainya.

·           Kesediaan menerima kritik yang dirumuskan dari analisa variansi, sebagai alat untuk perbaikan terhadap prestasi kerja yang telah dicapai.

·           Kesediaan menerima reward and punishment atas prestasi yang telah dicapai atau kegagalan prestasi seperti yang telah dianggarkan.

c.       Faktor sarana kerja

1.      Tenaga kerja (brain ware) yaitu unit kerja yang bertugas mengkoordinir kegiatan anggaran, baik berupa penyusunan anggaran, pencatatan pelaksanaan anggara, evaluasi hasil kerja terhadap anggaran, penyusunan perbaikan dst.

2.      Sistem, prosedur, tata kerja (software) yaitu segala sistem dan prsedur kerja yang telah diperlukan untuk menyusun anggaran.

3.      Sarana perangkat keras (hard ware) seperti :

·           Mesin-mesin kalkulator, komputer, dll.

·           Formulir-formulir kerja

·           Tempat arsip.

Sarana kerja tersebut tentu harus diadakan pembinaan secara konsepsional dan berkesinambungan.

d.      Faktor biaya

Besar kecilnya biaya yang disediakan program anggaran akan sangat berbeda antara satu bank dengan bank lainnya, akan tergantung pada :

·           Besar kecilnya organisasi anggaran.

·           Bentuk dari sarana perangkat lunak yang akan diterapkan.

·           Bentuk dan jenis perangkat keras yang akan dicapai.

·           Kualitas tenaga kerja yang dipakai.

·           Kualitas dari sistem dan prosedur anggaran yang dipakai oleh bank yang bersangkutan.

e.       Faktor kelengkapan informasi

Dalam proses penyusunan anggaran akan banyak dihadapkan pada penyusunan rencana untuk waktu-waktu yang akan datanng baik yang bersifat jangka pendek maupun yang bersifat jangka panjang, akan banyak memerlukan informasi sebagai dasar keputusan. Informasi tersebut dapat bersifat intern yang berkenaan dengan bank yang bersangkutan, maupun informasi ekstern secara makro.

Jenis informasi yang diperlukan dapat berupa informasi informal dan informasi formal mengenai bidang moneter, fiskal, perkreditan, dana, ekspor, impor, perdagangan valuta asing, pasaran tenaga kerja, permintaan dana, dst.

f.       Faktor jenis usaha dari bank yang bersangkutan

Dalam penyusunan anggaran untuk suatu bank tertentu pertama-tama perlu diperhatikan sifat dan jenis usaha dari bank yang bersangkutan. Bentuk dan jenis usaha bank akan mengakibatkan perbedaan para nasabahnya, kebutuhan dananya, pemasaran jasa dan seterusnya. Bahkan ada berbagai bank yang mempunyai sifat usaha yang sangat khusus. Berbagai jenis kekhususan dari bank perlu dipelajari terlebih dahulu secara seksama oleh para penyusun anggaran.

Selain itu, faktor nasabah, sumber dana, pola pemasaran jasa perbankan perlu diperhatikan faktor-faktor bank sejenis yang menjadi saingan utama bagi bank yang bersangkutan. Begitu juga tingkat intensitas persaingan juga perlu mendapatkan perhatian penyusunan anggaran.

g.      Perkembangan kegiatan perekonomian secara makro

Perkembangan suatu perusahaan akan mempunyai hubungan yang erat dengan perkembangan kegiatan perekonomian makro pada tingkat regional, nasional maupun internasional sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius dalam menyusun anggaran.

Berbagai aspek perekonomian yang mendapatkan pertimbangan antara lain:

·           Tingkat pertumbuhan perekonomian baik nasional maupun internasional dimana bank yang bersangkutan mempunyai cabang atau beroperasi. Tingkat laju pertumbuhan ekonomi ini sangat bermanfaat untuk dasar peramalan kegiatan/volume bank di waktu-waktu yang akan datang.

·           Kebijaksanan moneter, perbankan, pasar uang dan modal, perpajakan, perubahan tingkat suku bunga, bunga kredit, perubahan kurs valuta asing, besarnya bantuan kredit likuiditas dari bank sentral.

Faktor-faktor tersebut mempunyai keterkaitan yang cukup erat dan harus sekaligus dapat diolah untuk bahan pertimbangan dalam penyusunan anggaran bank. Apabila faktor-faktor tersebut sulit untuk dipenuhi maka akan mengakibatkan estimasi, ramalan-ramalan serta penetapan standar kerja menjadi kurang teliti. Akibatnya akan mempengaruhi kecermatan anggaran itu sendiri sebagai alat perencanaan laba dan pengendalian.

B.       PROSEDUR PENYUSUNAN ANGGARAN

Dalam penyusunan anggaran, perlu diperhatikan langkah-langkah :

a.       Preliminary Study

Maksudnya pengumpulan informasi atau data yang diperlukan untuk penyusunan anggaran tersebut. Hal yang diperlukan adalah :

1.        Perumusan sasaran usaha bank

Perumusan tersebut khususnya untuk jangka panjang lebih banyak bersifat keputusan politis dan strategis. Pendekatan yang dilakukan untuk perumusan sasaran ini bersifat Top Down Approach yang dipengaruhi oleh beberapa faktor:

·           Keinginan dari para pemilik/pemegang saham dari bank yang bersangkutan.

·           Peraturan atau kebijaksanaan pemerintah dalam keuangan, perbankan maupun perekonomian.

·           Perilaku, filosofi, kualitas dari top management.

·           Kondisi organisasi, personalia. Keuangan, administrasi dan sarana kerja dari bank tersebut.

·           Tingkat dan bentuk persaingan perbankan.

·           Ruang lingkup, jenis usaha, wilayah usaha dari bank yang bersangkutan.

Selanjutnya yang perlu diketahui bahwa rencana jangka pendek merupakan implementasi dari kebijaksanaan politik dan strategis. Pendekatan dalam penyusunan rencana jangka pendek dan rencana kerja lainnya bersifat teknik implementasi dan bersifat bottom up approach.

Bentuk dari rumusan sasaran biasanya masih belum definitif sehingga masih harus disaring dengan berbagai planning assumption maupun berbagai bentuk resiko usaha.

2.        Planning assumption

Untuk merumuskan objektif (sasaran) usaha, perlu dirumuskan planning assumption yang dalam penetapannya diperlukan pemikiran yang mendakam melalui teknis analisa kualitatif maupun kuantitatif.

Planning assumption bersifat sensitif, adanya perbedaan atau perubahannya  planning aasumption akan mempunyai pengaruh terhadap perhitungan anggaran atau dengan adanya planning assumption yang berbeda akan menimbulkan alternatif lain dari keputusan (perumusan sasaran) yang akan diambil.

b.      Penelitian resiko usaha

Jenis resiko yang ada dalam perbankan adalah :

·           Resiko moneter

Dalam kedudukannya sebagai pedagang uang maka perubahan kebijaksanaan yang drastis di bidang moneter oleh pemerintah dapat memberikan dampak negatif terhadap suatu bank.

·           Resiko politis

Pergolakan politis sering memberikan dampak negatif terhadap kelangsungan sebagian besar jenis usaha. Perbankan akan terkena pengaruh ini baik secara langsung maupun tidak langsung, mengingat dalam usahanya perbankan banyak memberikan kredit pada hampir setiap sektor usaha yang ada di masyarakat.

·           Resiko persaingan usaha

Dengan semakin ketatnya persaingan membawa akibat semakin kecilnya keuntungan yang diterima oleh sektor perbankan.

·           Resiko dari sifat usaha bank itu sendiri

Bank sebagai lembaga keuangan yang memperdagangkan uang dan alat likuid, sering menjadi incaran penjahat profesional untuk membobol bank. Di samping itu bank juga beroperasi dengan menggunakan kode-kode rahasia yang mungkin bocor atau dibocorkan oleh pihak yang mementingkan pribadi mereka. Kerugian akibat resiko usaha juga erat kaitannya dengan masalah persainagn antarbank, sebab bank selalu berusaha memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dan di sisi lain mengorbankan  pengawasan dan pengamanannya.

·           Resiko uncertainty

Dalam melaksanakan kegiatan usahanya, bank banyak menghadapi berbagi faktor yang tidak memiliki kepastian dan sering mendorong timbulnya usaha spekulasi yang penuh resiko.

·           Resiko birokratisme

Dalam melaksanakan kegiatan usahanya, bank harus tunduk pada semua peraturan perundang-undangan, peraturan pemerintah, peraturan bank sentral dan norma-norma bisnis dan perbankan. Berbagai peraturan tersebut akan mengalami perubahan dari waktu ke waktu sehingga akan memberikan pengaruh terhadap kebijaksanaan bagi bank yang bersangkutan dengan kegiatan usahanya dan akan memberikan dampak terhadap sistem dan prosedur kerja bank.

c.       Critical point dari sasaran yang akan dicapai

Berbagai macam bentuk dan sifat critical point, yaitu :

1.      Organisasi bank itu sendiri

Faktor-faktor penting yang perlu diperhatikan dalam menilai weakness dari suatu organisasi meliputi :

·         Struktur organisasi, pembagian kerja

·         Susunan manajemen

·         Kuantitas dan kualitas personalia

·         Sistem dan prosedur kerja yang ada

·         Reputasi bank

·         Sarana perangkat keras

·         System Internal Control

·         Relasi koresponden

2.      Sumber dana

Sumber dana merupakan faktor yang sangat dominan bagi suatu bank untuk dapat melakukan kegiatan usahanya. Untuk itu perlu adanya pengelolaan dana. Namun pengelolaan dana jauh lebih sulit dari masalah intern organisasi bank, sebab masalah dana lebih banyak tergantung dari pihak ketiga yang berada diluar jangkauan pihak bank untuk mengaturnya.

3.      Pasar perbankan

Hubungan sumber dana dan pemasaran produk dan jasanya bagi perbankan sulit ditentukan mana yang harus didahulukan, karena 2 hal tersebut saling berkaitan erat, namun kenyataannya tidak semua pemasaran jasa bank memerlukan dana, dan justru merupakan sumber dana. Sehingga perlu dikaji tiap jenis usaha yang akan dipasarkan dan kaitannya dengan dana yang diciptkan, itulah yang harus mendapatkan prioritas.

4.      Sistem perbankan yang ada

Perbedaan mekanisme kerja, praktik perbankan dan instrumennya mempunyai pengaruh terhadap penetapan strategis, taktis dan teknik operasi yang akan dilakukan sehingga sistem perbankan yang berlaku bisa menjadi kendala untuk pencapaian sasaran usaha  yang dicapai, karena dalam pelaksanaan usaha harus memperhatikan normal, peraturan dan etika perbankan.

5.      Perkembangan perekonomian secara makro

Adanya kecenderungan kegiatan pebankan yang akan dilakukan lebih banyak mengikuti perkembangan perekonomian/moneter yang sedang berlangsung baik tingkat regional, nasional maupun internasional.

6.      Penetapan keseimbangan faktor-faktor usaha

Agar anggaran yang akan disusun dapat dilaksanakan dengan baik, maka manejemen bank harus yakin bahwa faktor-faktor produksiny mempunyai kapasitas yang seimbang satu sama lain. Dengan demikian makan dapat menghindari terjadinya Botle Neck yang dapat menggagalkan pencapaian sasaran usaha yang telah ditetapkan.

Oleh karena itu, anggaran harus disusun pada tingkat kapasitas masing-masing faktor produksi atau faktor usaha yang berimbang. Dengan demikian maka tidak akan dihadapi hambatan kerja yang disebabkan suatu pihak terjadi over capacity dan di pihak lain terjadi under capacity.

d.      Penetapan target usaha

Setelah critical point dapat diidentifikasi dengan jelas, kemudian telah diketahui volume kapasitas faktor produksi atau faktor usaha pada tingkat kritis, maka dengan mudah dapat diketahui berapa besar target usaha yang akan dicapai bertitik tolak dari kapasitas faktor produksi atau faktor usaha yang terkecil.

e.       Perhitungan tolak ukur usaha

Secara umum bentuk-bentuk tolak ukur usaha yang diperlukan adalah :

1.      Tolak ukur pendapatan/revenue yaitu penetapan berapa besarnya harga untuk tiap jenis produk dan jasa yang akan dijual dan volume usaha yang akan ditempuh.

2.      Tolak ukur mengenai kualitas dana kualitas dari produk dan jasa perbankan yang akan dijual.

3.      Tolak ukur biaya yang terdiri dari : biaya tenaga kerja, biaya material dan biaya overhead lainnya.

f.       Penyusunan anggaran

Bentuk atau jenis anggaran yang diperlukan berbeda antarbank, tergantung volume, jenis usaha, omzet usaha, luas office space dst. Namun sebaiknya anggaran tersebut bersifat komprehensif, yaitu semua kegiatan kerja yanng ada dapat disajikan anggarannya. Sebaiknya juga menggambarkan kegiatan usaha atau transaksi yang akan dilaksanakan serta nilai rupiah yang akan diterima maupun yang akan dikeluarkan untuk setiap unit kerja yang mengelola masing-masing jenis transaksi.

g.      Pelaksanaan anggaran

Sebelum anggaran diimplementasikan perlu disiapkan saran-saran kerja yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan anggaran. Dalam pelaksanaannya, setiap unit kerja dalam rangka mencapai objektif usaha yang telah ditetapkan untuk masing-masing jenis transaksi yang mempunyai tanggung jawab. Perlu juga dibina kerja sama yang baik dengan unit-unit kerja yang lain. Selain itu koordinasi juga sebaiknya dilakukan.

h.      Revisi anggaran

Adanya perubahan situasi dan kondisi dapat mempengaruhi sasaran usaha yang akan dicapai maupun critical point anggaran bank yang bersangkutan. Agar anggaran tersebut tetap operasionil maka anggaran harus segera direvisi seperlunya. Besar kecilnya revisi yang dilakukan tergantung pada tingkat materialitas dari perubahan situasi dan kondisi yang ada. Sebab lain diadakan revisi dapat juga terjadi karena penyusunan anggaran terlalu optimistis atau terlalu konservatif.

i.        Laporan anggaran

Secara periodik antara anggaran dan pelaksanaannya perlu disusun evaluasi yang disebut analisa variasi yaitu untuk mengetahui sepab-sebab terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan anggaran bank yang bersifat favorable ataupun unfavorable.

Hasil analisa ini disusun dan dilaporkan kepada Top Management dalam bentuk laporan anggaran. Informasi-informasi yang ada dalam anggaran tersebut sangat penting sebagai umpan balik kepada Top Management untuk pengambilan kebijaksanaan baru yang akan ditempuh untuk meningkatkan Provitability Bank, atau untuk pencapaian sasaran usaha yang lebih baik.

Di samping itu laporan anggaran tersebut sangat bermanfaat untuk menetapkan Reward and Punishment untuk tiap-tiap personalia, atau untuk pengukuran performance tiap-tiap unit kerja yang ada pada bank tersebut. Periode laporan ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan yang ada. Dengan demikian mekanisme penyusunan anggaran untuk periode yang lalu telah dapat diselesaikan, dan akan kembali memasuki awal periode yang baru. Jangka waktu (periode penyusunan) penyusunan anggaran dapat dibuat tiap bulan/tiap kuartal/tahun. Sedangkan anggaran untuk jangka panjang dapat saja disusun dalam jangka waktu 5 tahun.

Secara lebih lengkap dan mekanisme penyusunan anggaran untuk masing-masing jenis transaksi yang biasa ada dalam dunia perbankan dapat dipelajari seperti pada bab-bab selanjutnya.